Nieuw digitaal platform moet overlijdensadministratie vereenvoudigen

De Vlaamse Regering wil vanaf januari 2026 de administratieve last bij een overlijden verminderen dankzij een digitaal platform, genaamd eLys. Hierover keurde het Vlaams Parlement op woensdag 9 juli 2025 een decreet goed. Vlaams volksvertegenwoordiger Tom Seurs (N-VA), die mede-indiener is van het decreet, is blij met het initiatief van de Vlaamse Regering: “Momenteel worden de nabestaanden vaak geconfronteerd met een complex en tijdrovend administratief proces, net op een moment van verdriet en rouw. Met het nieuwe digitale platform willen we dit onaangenaam administratief proces verlichten en duidelijker maken. De administratieve kosten zullen ook dalen van 100 naar 25 euro.” 

Meer ruimte voor rouwen

Wie met het ongeluk van een overlijden en de administratieve afhandeling te maken krijgt, weet dat het actuele proces van de overlijdensadmi­nistratie nog altijd een papieren proces is, met veel heen-en-weergeloop om de administratieve formaliteiten te vervullen. Dat zorgt voor gevaar op fouten bij het overschrijven of invoeren van gegevens, een te lage datakwaliteit om beleid te kunnen voeren en een grote doorlooptijd door de vele tussenstappen. 

Daar formuleert de Vlaamse Regering, op initiatief van minister-president Matthias Diependaele en Vlaams minister Hilde Crevits, nu een antwoord op via een nieuw digitaal platform, genaamd eLys. Het doel van het digitaal overlijdensplatform is volgens Seurs tweeledig: "Met het centraal digitaal platform wordt het papierwerk sterk vereenvou­digd en efficiënter wordt gemaakt. Dat is de eerste doelstelling van het centraal digitaal platform. Het komt ten goede aan lokale besturen, artsen, crematoria, begraafplaatsen en begrafenisondernemers. Zij zullen via het platform digitaal attesten en gegevens kunnen raadplegen, zoals een uittreksel van de overlijdensakte of de toelating tot crematie, en ook aanvragen en toelatingen digitaal kunnen indienen en ontvangen, zoals de toelating tot begraven of cremeren."

De tweede doelstelling is het administratief ontzorgen van de nabestaanden. Momenteel worden de nabestaanden vaak geconfronteerd met een complex en tijdrovend administratief proces, net op een moment van verdriet en rouw. 

Platform verlaagt doorlooptijd

Dat zou als resultaat hebben dat de doorlooptijd van de overlijdensadministratie – vanaf het moment van overlijden tot het verlenen van de toelating tot begraven of crematie – zal dalen van gemiddeld vier naar twee werkdagen, wat een halvering is van de verwerkingstijd. Daardoor kunnen toelatingen tot crematie of begraving sneller worden verkregen, wat de planning van de uitvaart vereenvoudigt en het wachten voor de nabestaanden beperkt.

Het digitale platform kan de administratieve belasting aanzienlijk verlichten. Een vlottere administratie via de begrafenisondernemer laat mensen toe om zich te focussen op het afscheid van hun dierbare. Dat kan door een snellere planning bij crematoria en begraafplaatsen, minder wachttijd, en minder heen-en-weer tussen gemeente en uitvaartondernemer om toelatingen te verkrijgen.

Vereenvoudigen en digitaliseren

Voor N-VA-parlementslid en mede-indiener van het decreet Tom Seurs is het voorliggende ontwerp van decreet een voorbeeld van waar naartoe moet worden gegaan met de vereenvoudiging van administratieve processen en digitalisering. Daarnaast is het ook een voorbeeld van hoe initiatie­ven bottom-up kunnen groeien. Seurs geeft aan dat het platform zorgt voor snellere en kwalitatievere gegevensuitwisseling en voor meer transparantie, ook wat de kosten betreft. Het platform leidt vooral ook tot ontzorging van de bur­ger, die sneller een overlijdensakte kan verkrijgen en die minder geconfronteerd wordt met papierwerk en complexe processen. Er zit bovendien een grote meerwaarde in het feit dat dat een opstap vormt naar verdere ontzor­ging in allerlei andere processen. Op termijn kunnen ook nutsbedrijven, notarissen en financiële instellingen aansluiten bij het platform. Zulke hoopvolle toekomst­vooruitzichten kan het parlementslid alleen maar toejuichen. 

Positieve financiële impact op nabestaanden

Het beheer en de werking van het digitaal overlijdensplatform worden gefinan­cierd via de zogenaamde platformretributie, die gedragen wordt door de uitvaartsector. Die bijdrage heeft een louter vergoedend karakter: ze dekt alleen de kosten voor het gebruik en het onderhoud van het platform. De retributie is vastgelegd op 25 euro, exclusief btw, per overlijdensdossier, en wordt gedragen door de begrafenisonder­nemer. Dat bedrag is redelijk, vergeleken met de vergoeding van ongeveer 100 euro die begrafenisondernemers momenteel als administratieve kosten aanreke­nen aan de nabestaanden.

Begrafenisondernemers rekenen vandaag 100 euro administratiekosten aan”, zegt Seurs. “Dankzij het digitale platform zal die kost dalen tot 25 euro exclusief btw per overlijdensdossier. Dat komt uiteindelijk ook de klant ten goede.” 

Voordelen voor lokale besturen

Het nieuwe platform biedt tevens tal van voordelen voor lokale besturen, te beginnen met minder administratieve werklast, aangezien documenten en gegevens minder manueel moet worden ingevoerd, de nauwkeurigheid wordt verbeterd en het volume aan documenten aanzienlijk wordt verminderd. Bovendien worden processen duidelijker en transparanter, wat tot een efficiëntere verwerking en een snellere doorstroming van data naar betrokken actoren leidt. Door het wegvallen van papieren documenten en postverkeer kunnen lokale besturen jaar­lijks tussen 300 en 1400 euro besparen op portkosten, afhankelijk van het aantal overlijdensdossiers.